汚デスク卒業!書類を整理するための簡単3ステップ

汚デスク卒業!書類を整理するための簡単3ステップ

タスクをこなすのに夢中で、気が付けばデスクは書類の山…なんて経験はありませんか?デスクが散らかっていると用具や大事な書類を無くしたり、仕事の効率も著しく下がってしまいます。

理想のデスクは、机の上に書類を一切放置せず、パソコンや固定電話だけが置かれている状態が良いでしょう。しかし書類は毎日増え続けるため、仕事をしながら片付けるのはなかなか難しいですよね。

ここでは毎日続けるだけで、みるみるデスクが綺麗になる3つのステップをご紹介します。

目次

【ステップ1】書類を4つに分ける

ファイルボックスや段ボールなどの箱を4つ用意します。

  1. 「未処理」箱・・・これから処理する書類
  2. 「保管」箱・・・保管する書類
  3. 「処分」箱・・・不要な書類
  4. 「一旦保留」箱・・・保管するか処分するか迷う書類

まずは処理中の書類を①未処理箱に入れます。
①に入れた書類が完了したら、②保管箱③処分箱に分けましょう。

保管するか処分すべきか迷った場合は、④一旦保留箱に書類を分けていきましょう。
迷っていると業務が滞ってしまうので、時間がない時は「一旦保留箱」にサッと入れておきましょう。

【ステップ2】保管した書類を分類する

「未処理箱」や「保管箱」の書類をそのまま入れっぱなしでは整理になりません。それぞれさらに細かく分類していきましょう。

「未処理箱」に入れた書類は、クリヤーホルダーに挟むだけでOKです。
緊急度に合わせてクリアファイルを「」の3色に分けると、よりわかりやすくなります。

「保管箱」に入れた書類は、案件ごとに見出しをつけてファイリングしましょう。
見出しにはプロジェクト名やクライアント名、企業・メーカー名、期間名など一目見てわかるタイトルを付けます。
そしてファイルを時系列順または50音順に並べておきましょう。

また書類を保管する際は、基本的に立てて置きましょう。書類を横置きにすると場所を取るうえ、取り出しにくくなります。ファイリングしたものは、ファイルボックスなどに収納しましょう。

【ステップ3】不要な書類は捨てる

「処分箱」に入れた書類が溜まってきたら、シュレッダーにかけて一斉に処分します。またこの時「一旦保留箱」に入れた書類も一度精査しましょう。「必要」と判断したら保管箱に収納。「不必要」または「必要かどうかわからない」と判断したら「処分箱」に入れましょう。

必要かどうかわからない書類は、ほとんどその後も使う機会がないものばかりです。「もしかしたら必要になるかも」と残し続けていたら、結局要らない書類が溜まって山を生み出します。迷ったときは思い切って捨ててください。

保管箱も年度ごとや月ごとに精査して、不要な書類があれば処分するようにしましょう。

まとめ

汚いデスクが生まれる原因は結局のところ、いらない書類を捨てられないことです。保管した書類はほとんど不要なものだと言われています。
実際、大切に保管したものの、触れることも見ることもなく処分した書類は山ほどあったのではないでしょうか。

デスクをキレイにするためには、常日頃から「必要」か「不要」かを判断し、整理する習慣をつけましょう。

汚デスク卒業!書類を整理するための簡単3ステップ

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